Dass wir zu viel Zeit in Sitzungen, neudeutsch Meetings, verbringen ist seit – ich bin geneigt zu sagen – Jahrzehnten bekannt. Dass die meistens Meetings keine guten Ergebnissen hervorbringen, ist ebenfalls ein „alter Hut“.
Wir wissen es – aber wir ändern es nicht!
So legt auch die neue Studie des Softwareunternehmens HR-Works mal wieder Zahlen vor, die mich den Kopf schütteln lassen.
Fast die Hälfte (48%) aller Befragten findet, dass Meetings zu lange dauern und viele Befragte leiden dadurch unter erhöhtem beruflichen Stress. Mehr als ein Drittel gibt sogar an, aufgrund dieser Meetings Überstunden machen zu müssen.
Noh deutlicher werden die konkreten Zahlen, die diese Studie ermittelt hat: Im Durchschnitt (wohlgemerkt, ich mag mir die Zahlen von Führungskräften gar nicht vorstellen) haben die Menschen 4,4 Meetings pro Woche, von denen sie 2,9 für überflüssig halten. Von 4,7 Stunden, die in diesen Meetings abgesessen werden, stufen die Befragten 3,2 Stunden als „verschenkte Zeit“ ein – 68% ineffiziente Zeit!
In etwa jeder vierte Befragte empfand sich selbst im Meeting als vollkommen überflüssig, musste aber dennoch teilnehmen. Und auch ein „Uralt-Klassiker“ taucht in dieser Befragung wieder auf: Jedes vierte Meeting hatte noch nicht einmal eine Agenda!
Falls Sie mich jetzt fragen, wie es besser werden kann? Ganz ehrlich, ich weiss es auch nicht. Auch ich habe mich als Berater früher daran versucht, Sitzungen effizienter zu machen. Noch besser, diese abzuschaffen. Der Erfolg war überschaubar. In jedem meiner Teamentwicklungsprozesse ist Sitzungsqualität, -dauer, -effizienz und -dokumentation ein Thema, die Themen sind immer eine Baustelle.
Nun ja, hier sind dennoch nochmal meine drei wichtigsten Fragen, die Sie sich zu diesem Thema stellen sollten:
- Welche Sitzungen/Meetings können sofort ersatzloch gestrichen werden, ohne dass irgendein Qualitätsverlust eintritt? Mein Zielwert liegt hier bei ca. 50%!
Für alle verbleibenden Meetings gilt:
- Wer ist in diesem Meeting unbedingt erforderlich, wer nicht?
Eine konsequente Umsetzung sollte zu deutlich kleineren Gruppen und weniger Führungskräften (die oft gar nichts beitragen können und nur der Hierarchie wegen dabei sind) in den Meetings führen. - Hat jedes (!) Meeting eine Agenda mit Zeitvorgaben, ein Ergebnisprotokoll mit Zuständigkeiten und Erledigungsterminen und sind alle Unterlagen zu den Tagesordnungspunkten rechtzeitig vor dem Termin verteilt, so dass alle sie vor dem Sitzungstermin gelesen haben? Hier ist eine konsequente Sitzungsleitung natürlich gefordert, die Vorbereitung der Unterlagen und der Teilnehmenden einzufordern und ggf. Fehlverhalten zu sanktionieren. Ich weiss – beliebt machen geht anders.
Fazit zur Meetingkultur auch im Jahre 2025: Es kann nur besser werden!
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